By J. Scott Tapp

29. März 2010

Eine große Herausforderung für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Konsumerisierung der IT und die ständig zunehmenden Erwartungen der Mitarbeiter an die Technologie, die sie am Arbeitsplatz einsetzen. Eine gründliche Kenntnis dieser Erwartungen steht an erster Stelle, nach der ein Unternehmen bei einem Anbieter für Managed Collaboration-Lösungen Ausschau halten sollte.

Warum? Denn ganz gleich wie elegant das Zusammenarbeitssystem angelegt ist, das der Anbieter aufbaut, hat es keinen Wert, wenn die Anwender es nicht einsetzen wollen. Sicherlich gibt es eine Reihe von Systemintegratoren, die Zusammenarbeitsanwendungen zusammenführen und den Mitarbeitern eines Unternehmens bereitstellen können – aber bereitstellen und in der Nutzung so einfach machen wie die Verwendung eines Hefters oder eines Klebebandabrollers sind zwei ganz unterschiedliche Dinge.

Einfach ausgedrückt: erfolgreiche Anbieter von Zusammenarbeitslösungen gehen die Aufgabe vom Standpunkt des Benutzers an.

Komplexes Spektrum, einheitliches System
Es gibt acht Schlüsselbereiche, die das Spektrum der Zusammenarbeitsanwendungen für Unternehmen heute ausmachen. Vier davon werden als asynchrone Kommunikation angesehen: Instant Messaging und persönliche Anwesenheit, Projektarbeitsplätze (Team Workspace), E-Mail- und Kalenderanwendungen und Community- und soziale Software. Vier weitere fallen in die Kategorie der synchronen Kommunikation – Audio-, Video- und Internetkonferenzen und große Meetings und Veranstaltungen. Leider gehören diese Kategorien in großen Unternehmen zu unterschiedlichen Bereichen. Konsequenz für die Mitarbeiter: unterschiedliches Aussehen der Anwendungen, unterschiedliche Funktionsweise und Support durch unterschiedliche Abteilungen im Unternehmen.

Selbstverständlich gibt es Anbieter, die bestimmte Zusammenarbeitsanwendungen hosten können, aber das Endergebnis ist eine punktuelle Lösung, die nicht wirklich auf die eigentliche Herausforderung eingeht. Der perfekte Anbieter von Managed Services ist derjenige, dem die Integration aktueller und zukünftiger Zusammenarbeitslösungen in einem einheitlichen System gelingt. So könnte z. B. jemand gefunden werden, der ein gehostetes Team-Workspace-System für das Unternehmen implementieren kann. Aber wie sieht es nun mit der Verknüpfung zwischen den gehosteten Team-Workspaces und der sozialen Software aus? Wie integriert man Instant Messaging in Videokonferenzen? Kann der Anbieter zeigen, dass er die Punkte 1 bis n durch Integration des gesamten Spektrums der heute bestehenden und in Zukunft noch vielfältigeren Zusammenarbeitslösungen im Griff hat?

Beachtung vorhandener Investitionen
Bei der Auswahl eines Anbieters für Managed Services sollte auch nach jemandem gesucht werden, der das Kind nicht mit dem Badewasser ausschüttet, d. h., jemandem, der die bisherigen Investitionen beachtet und durch flexible, an die Kundenanforderungen angepasste Einsatzmodelle Gebrauch macht von dem, was bereits vorhanden ist. Hier sind einige weitere Schlüsselmerkmale, die bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Managed Services berücksichtigt werden sollten:

• Die Fähigkeit, die Kontrolle über mehrere Produkte und mehrere Upgrade-Zyklen zu behalten, dabei aber gleichzeitig ein für den Benutzer zusammenhängendes Zusammenarbeitssystem zu schaffen. Der Anbieter sollte problemlos mehrere Upgrade-Zyklen der Anwendungsanbieter durchführen können und sicherstellen, dass die Updates die vorhandenen Verknüpfungen nicht unterbrechen..
• Die Fähigkeit zur Schaffung einer standardisierten und zukunftsfähigen Plattform, in die neue Technologien eingebunden werden können, sobald sie zur Verfügung stehen. Der Anbieter sollte mit den neuesten Trends bei den Anwendungen vertraut sein – z. B. mit der Wirkung von Forceware, einer High-Definition-Videokonferenz- und sozialen Software für das Unternehmen – und Hilfestellung für ihren erfolgreichen Einsatz geben können.
• Verfahren, die die Benutzerakzeptanz gegenüber dem Zusammenarbeitssystem fördern. Der Anbieter sollte z. B. die Erfahrungen jedes Mitarbeiters mit Zusammenarbeitswerkzeugen kennen und das Schulungsmaterial dementsprechend aufbauen.

Ein Zusammenarbeitssystem sollte wirklich in jeder Hinsicht einfach zu verwenden sein. Dazu gehört auch der einfache Zugang zu Lernmaterial und Anleitungen für die Mitarbeiter beim Erlernen des Systems. „Wie bringe ich meine Mitarbeiter dazu, diese Werkzeuge auch tatsächlich zu nutzen?“ Das sollte Ihre erste Frage an einen potenziellen Anbieter von Managed Services sein. Anschließend verfolgen Sie, wie Ihre Produktivität mit einem innovativen Zusammenarbeitssystem zunimmt, das genauso funktioniert, wie es sich Ihre Mitarbeiter wünschen.

J. Scott Tapp
  Executive VP, Sales and Marketing