Cosa bisogna aspettarsi da un provider di servizi gestiti?
di J. Scott Tapp
29 marzo 2010
Una delle sfide più grandi in una collaborazione di successo è la consumerizzazione dell'IT e le aspettative in continua crescita dei dipendenti riguardo alla tecnologia che utilizzano al lavoro. Un’ottima comprensione di queste aspettative è il primo fattore che una società dovrebbe ricercare in un fornitore di servizi di collaborazione gestiti.
Perché? Perché indipendentemente dall'eleganza del sistema di collaborazione creato dal fornitore, esso sarà inutile se gli utenti non vogliono utilizzarlo. Certo, vi sono diversi integratori di sistema in grado di mettere assieme applicazioni di collaborazione, rendendole disponibili per la forza lavoro, ma renderle disponibili e anche facili da usare sono due cose completamente diverse.
In due parole: i fornitori di servizi di collaborazione intelligenti gestiscono il lavoro dal punto di vista dell'utente.
Un panorama complesso, un sistema unificato
Le aree applicative più importanti che formano il panorama della collaborazione aziendale al giorno d'oggi sono otto. Quattro sono considerate comunicazioni asincrone: M & Presence, Team Workspace, eMail & Calendaring e Community e Social Software. Quattro fanno parte della categoria delle comunicazioni sincrone — Audio, Video e Web Conferencing e Large Meetings & Events. Purtroppo, tutte tendono ad essere compartimentalizzate nelle grandi organizzazioni. E per i dipendenti? Sembrano tutte diverse, funzionano in modo diverso e l'assistenza viene fornita da dipartimenti diversi.
Vi sono fornitori che offrono un servizio di hosting per applicazioni di collaborazione, ma il risultato è in genere una point solution che non risolve il vero problema. Il provider di servizi gestiti ideale è in grado di gestire l'integrazione delle correnti e future applicazioni di collaborazione in un sistema unificato. Per esempio, vi sono diversi provider che possono implementare un sistema hosted per lo spazio di lavoro dei team, ma come viene risolto il problema della correlazione fra gli spazi di lavoro hosted e il software dei media sociali? Come verrà integrata la messaggistica nel video conferencing? Il vendor è in grado di dimostrare le proprie capacità di gestione "1 a n", integrando l'intero corrente sistema delle collaborazioni, tenendo in considerazione anche la sua probabile espansione futura?
Rispetto degli investimenti
Nel selezionare un provider di servizi gestiti per la collaborazione, bisogna tenere anche conto dell'infrastruttura esistente — gli investimenti già effettuati dall'azienda sono importanti e possono essere integrati tramite modelli di implementazione flessibili, in base alle proprie esigenze. Ecco altre caratteristiche chiave da ricercare quando si seleziona un provider di servizi gestiti:
- Capacità di gestire prodotti e cicli di upgrade multipli, mantenendo allo stesso tempo un sistema di collaborazione coesivo per l'utente. Il provider deve essere in grado di gestire diversi cicli di upgrade con facilità e assicurarsi che questi upgrade mantengano intatta l'infrastruttura.
- Capacità di creare una piattaforma standardizzata, a prova di futuro, e in grado di integrare nuove tecnologie quando esse diventano disponibili. Il vendor deve tenersi aggiornato e conoscere i trend del settore — l'impatto di Forceware, per esempio, il video conferencing ad alta definizione e il social software dell'azienda — e offrire consulenza sull'adozione di tali nuove tecnologie.
- Tecniche che incoraggiano l'adozione del sistema di collaborazione da parte dell'utente. Per esempio, il vendor deve essere in grado di comprendere l'esperienza dell'utente con gli strumenti di collaborazione e offrire tutorial, in base alle esigenze.
Un sistema di collaborazione dovrebbe essere di facile uso, sotto tutti gli aspetti, e questo deve includere la disponibilità di tutorial - di agevole reperimento - quando l'utente comincia ad avvicinarsi al sistema. “Come posso invogliare il personale a utilizzare il sistema?” Questa dovrebbe essere la prima domanda da porre a un potenziale provider di servizi gestiti — per poter osservare la propria produttività lievitare esponenzialmente con un sistema di collaborazione innovativo che funziona proprio come desiderano gli utenti.
